1. Преамбула, нормативная база и определения
1.1. Преамбула
CL CORPORATE AFFAIRS CONSULTING (далее — «Компания» или «мы») — французское общество с единственным акционером, зарегистрированное в Реестре предприятий под номером 902 992 189, с юридическим адресом 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Paris, France, и представительством в Брюсселе, Бельгия, по адресу Avenue de Tervueren 103, B-1040 Brussels, тел.: +33 1 82 28 00 30 / +32 2 886 00 68.
В рамках своей деятельности в области связей с государственными органами и представления интересов Компания может собирать и обрабатывать персональные данные, относящиеся к вам. Это осуществляется в соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года («GDPR») и Законом Франции № 78-17 от 6 января 1978 года об информатике, файлах и свободах (т. н. «Loi Informatique et Libertés»).
1.2. Отраслевая нормативная база
Настоящая политика составлена в соответствии с Практическим руководством по GDPR для профессионалов в области связей с государственными органами — отраслевой рамочной программой, совместно разработанной четырьмя основными французскими профессиональными ассоциациями сектора связей с государственными органами и опубликованной при участии CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés — Национальной комиссии по информатике и свободам), независимого французского органа по защите персональных данных, обеспечивающего соответствие обработки данных правам и свободам граждан.
В разработке руководства приняли участие следующие профессиональные ассоциации:
- AFCL — Association française des Conseils en Lobbying et affaires publiques (Французская ассоциация консультантов по лоббированию и связям с госорганами);
- APAP — Association des professionnels des affaires publiques (Ассоциация профессионалов в области связей с госорганами);
- A-CAP — Association des Avocats-Conseils en Affaires publiques (Ассоциация адвокатов-консультантов по связям с госорганами);
- SCRP — Syndicat du Conseil en relations publiques (Профсоюз консультантов по связям с общественностью).
Франция является одной из немногих европейских стран, где применение GDPR к сектору связей с государственными органами стало предметом структурированного процесса совместной разработки между профессиональными ассоциациями и компетентным органом по защите данных. Эта совместная работа, проводившаяся на протяжении более двух лет взаимодействия с CNIL, привела к созданию комплексного отраслевого руководства, учитывающего специфические потребности профессионалов в области связей с государственными органами — от картирования заинтересованных сторон и представления интересов до поддержания профессиональных контактов и соблюдения обязательств по обеспечению прозрачности.
CL Corporate Affairs Consulting придерживается этих профессиональных стандартов. Честность и прозрачность — это ключевые ценности, направляющие всю деятельность Компании, и настоящая политика защиты данных является неотъемлемой частью этого обязательства. Для получения дополнительной информации об отраслевых рекомендациях CNIL просим обратиться к странице CNIL, посвящённой связям с государственными органами и лоббированию.
1.3. Определения
- «Получатель»: любое физическое или юридическое лицо, государственный орган, служба или иная организация, которой сообщаются персональные данные, независимо от того, является ли она третьей стороной.
- «Персональные данные»: любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу; идентифицируемым считается лицо, которое может быть прямо или косвенно идентифицировано, в частности, посредством таких идентификаторов, как имя, идентификационный номер, данные о местонахождении, онлайн-идентификатор, или одного или нескольких факторов, относящихся к физической, физиологической, генетической, психической, экономической, культурной или социальной идентичности.
- «Оператор (контролёр) данных»: физическое или юридическое лицо, определяющее цели и средства обработки.
- «Обработчик данных»: физическое или юридическое лицо, обрабатывающее персональные данные от имени оператора.
- «Обработка»: любая операция или совокупность операций, совершаемых с персональными данными с применением или без применения автоматизированных средств, таких как сбор, запись, организация, структуризация, хранение, адаптация, извлечение, использование, раскрытие, сопоставление, ограничение, удаление или уничтожение.
По любым вопросам просим обращаться по реквизитам, указанным в разделе 4 ниже.
2. Зачем и как мы используем ваши данные?
Ваши данные могут быть получены непосредственно от вас (в ходе наших обменов и взаимодействий) или косвенно от третьих лиц. Источники третьих лиц могут включать:
- Веб-сайты или публикации учреждений, организаций или государственных органов, с которыми вы связаны;
- Информационные бюллетени, публикации или иные общедоступные источники информации (напр.: Lettre A, Contexte, Politico, Euractiv и др.);
- Профессиональные базы данных (напр.: lesbiographies.com, Acteurs publics, le Guide du Pouvoir) или публичные справочники (напр.: Who's Who Европейской комиссии);
- Пресса, веб-сайты или профессиональные социальные сети (напр.: LinkedIn), где вы публично разместили информацию о себе;
- Наши клиенты.
В целом мы обрабатываем ваши персональные данные для целей управления и мониторинга нашей деятельности в области связей с государственными органами и представления интересов. В частности, данные обрабатываются для следующих целей:
2.1. Понимание позиций, ожиданий и сферы влияния заинтересованных сторон
Цель: обработка, осуществляемая в рамках нашей деятельности по пониманию позиций, ожиданий и сферы действия и/или влияния заинтересованных сторон (напр.: картирование и биографии, аналитические записки, отчёты, подготовка к кризисным коммуникациям).
Правовое основание: законный интерес Компании в осуществлении своей деятельности.
Обрабатываемые данные: личность (обращение, фамилия, имя), функции/мандаты/должности, организация принадлежности, занимаемые позиции, сферы интересов, области компетенции, приоритетные темы, биографическая информация (образование, учёные степени, профессиональная и политическая карьера и т. д.).
Автоматизированное принятие решений: Нет.
Срок хранения: продолжительность миссии/проекта + 1 год в активной базе, затем архивирование на срок до 6 лет с момента завершения миссии/проекта в административных и/или доказательных целях.
2.2. Построение и поддержание диалога между представляемыми субъектами и заинтересованными сторонами
Цель: деятельность по построению и поддержанию диалога между субъектами, чьи интересы представляются, и соответствующими заинтересованными сторонами, а также по разработке соответствующих коммуникаций (напр.: планы взаимодействия, контактные программы, информационные записки, организация встреч, деятельность по представлению интересов и лоббированию).
Правовое основание: законный интерес Компании.
Обрабатываемые данные: личность (обращение, фамилия, имя), функции/мандаты/должности, организация принадлежности, занимаемые позиции, сферы интересов и компетенции, контактные данные (почтовый адрес, электронная почта, номера телефона и факса), биографическая информация, мониторинг обменов и взаимодействий.
Автоматизированное принятие решений: Нет.
Срок хранения: продолжительность миссии/проекта + 1 год в активной базе, затем архивирование на срок до 6 лет с момента завершения миссии/проекта.
2.3. Поддержание профессиональных связей и экспертизы Компании
Цель: деятельность по поддержанию профессиональных связей, мониторингу контактов и поддержанию экспертизы (напр.: аналитические записки, рассылка информации, новостей, приглашений, организация встреч или мероприятий, работа с потенциальными клиентами).
Правовое основание: законный интерес Компании.
Обрабатываемые данные: личность, функции, организация принадлежности, сферы интересов и компетенции, контактные данные, биографическая информация, мониторинг обменов и участия во встречах или мероприятиях.
Автоматизированное принятие решений: Нет.
Срок хранения: до окончания соответствующей экспертной деятельности субъекта данных, затем архивирование в течение 6 лет с момента последнего контакта в административных и/или доказательных целях.
2.4. Соблюдение правовых и нормативных обязательств, применимых к профессионалам в области связей с госорганами
Цель: соблюдение обязательств, возложенных на профессионалов в области связей с государственными органами, включая декларирование в Высшей инстанции по вопросам прозрачности общественной жизни Франции (HATVP) и обязательства по регистрации в Реестре прозрачности ЕС.
Правовое основание: юридическое обязательство и, при необходимости, законный интерес (в частности, для хранения данных в целях реагирования на возможные проверки HATVP).
Обрабатываемые данные: личность (обращение, фамилия, имя), функции/мандаты/должности, организация принадлежности.
Дополнительная информация: сбор и хранение этих данных предусмотрены действующими нормативными актами; их несоблюдение может повлечь санкции. Как указано в практическом руководстве AFCL/APAP/A-CAP/SCRP, клиент, как правило, рассматривается в качестве оператора данных при субподрядной обработке; роли должны быть уточнены в договорных документах.
Автоматизированное принятие решений: Нет.
Срок хранения: текущий финансовый год + 3 месяца в активной базе, затем архивирование в течение 5 лет с момента окончания финансового года, следующего за тем, в котором осуществлялась деятельность по представлению интересов.
2.4.1. Реестр прозрачности ЕС
Цель: соблюдение декларационных обязательств в рамках Реестра прозрачности ЕС (в соответствии с Межинституциональным соглашением от 20 мая 2021 года, OJ C 229 от 17.06.2021).
Правовое основание: юридическое обязательство и законный интерес.
Обрабатываемые данные: личность (имя, фамилия, должность), организация принадлежности, предмет обменов, дата и характер заявленных институциональных контактов.
Срок хранения: 5 лет после декларирования для обеспечения возможности проверки ex post. Такие данные могут быть обнародованы через Реестр прозрачности ЕС под ответственностью европейских институтов.
2.5. Обработка запросов на осуществление прав
Цель: обработка запросов субъектов данных на осуществление их прав (доступ, исправление, удаление, возражение, ограничение, переносимость) и управление их последствиями.
Правовое основание: юридическое обязательство.
Обрабатываемые данные: личность (обращение, имя, фамилия), контактные данные, содержание и характер запроса, переписка и ответ, а при необходимости (в случае обоснованных сомнений в личности) — копия удостоверения личности.
Автоматизированное принятие решений: Нет.
Срок хранения: до ответа на запрос, затем максимально 6 лет в архиве в зависимости от типа запроса. Любой собранный документ, удостоверяющий личность, удаляется сразу после проверки или хранится в архиве в течение 6 лет при выявленном риске судебного разбирательства.
При необходимости отдельные чувствительные данные (политические взгляды, религиозные или философские убеждения, членство в профсоюзах) могут обрабатываться для указанных выше целей при условии необходимости такой обработки и при наличии вашего явного предварительного согласия или в случае, если вы явно сделали такую информацию общедоступной.
3. Кто является получателем ваших данных?
3.1. Внутри Компании
Доступ к вашим персональным данным имеют только уполномоченные лица внутри Компании, когда такой доступ строго необходим для исполнения их обязанностей.
3.2. За пределами Компании
В ограниченных и конкретных случаях следующие внешние стороны также могут получать или иметь доступ к вашим персональным данным:
- Службы или органы, осуществляющие контроль Компании (напр.: аудиторы, контрольные органы, HATVP);
- Юридические, финансовые или бухгалтерские консультанты Компании и/или её клиентов;
- Партнёры и/или клиенты Компании, включая поставщиков услуг и технических подрядчиков, чей доступ к персональным данным необходим и обоснован в контексте нашей деятельности. Как указано в руководстве AFCL/APAP/A-CAP/SCRP, роль каждой стороны (оператор или обработчик) должна быть чётко определена в договорных документах;
- Клиенты и потенциальные клиенты Компании.
3.3. Раскрытие государственным органам
Компания может быть обязана раскрыть ваши персональные данные в ответ на законные запросы судебных, полицейских или административных органов на основании применимых нормативных актов.
3.4. Ограниченный доступ
Получатели получают только те персональные данные, которые строго необходимы для цели, обосновывающей такое сообщение.
4. Каковы ваши права и как их реализовать?
4.1. Ваши права
С учётом условий и ограничений, установленных действующим законодательством о защите данных, вы обладаете следующими правами в отношении обработки ваших персональных данных Компанией:
- Право доступа: получить подтверждение того, обрабатываются ли ваши персональные данные, и если да — доступ к таким данным и связанной информации.
- Право на исправление: запросить исправление неточных или неполных персональных данных.
- Право на удаление: запросить удаление ваших персональных данных в определённых обстоятельствах (напр.: когда они более не нужны для целей, для которых были собраны, с учётом юридических обязательств и доказательных потребностей Компании).
- Право на ограничение обработки: запросить ограничение обработки ваших данных в определённых случаях.
- Право на переносимость данных: получить ваши персональные данные в структурированном, машиночитаемом формате или потребовать их передачи третьей стороне, когда обработка основана на согласии или договоре и осуществляется автоматизированными средствами.
- Право на отзыв согласия: отозвать согласие в любое время, если обработка основана на согласии, без ущерба для законности предшествующей обработки.
- Право определить посмертные указания: определить указания относительно хранения, удаления или сообщения ваших персональных данных после вашей смерти.
Вы также имеете право на возражение, позволяющее вам возражать против обработки ваших персональных данных по основаниям, связанным с вашей конкретной ситуацией. В отношении операций по проспектированию, включая связанное профилирование, вы имеете абсолютное право на возражение, реализуемое в любое время без обоснования.
4.2. Как реализовать свои права
Эти права могут быть реализованы через нашу форму обратной связи или по почте по адресу: CL Corporate Affairs Consulting, 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Paris, France.
Запросы будут рассмотрены в кратчайшие сроки и в любом случае в течение одного месяца с момента получения. Этот срок может быть продлён на два месяца с учётом сложности и количества полученных запросов, о чём вы будете проинформированы.
В случае обоснованных сомнений в личности заявителя могут быть запрошены дополнительные сведения, а при необходимости — копия удостоверения личности. Сроки ответа приостанавливаются до получения таких сведений.
4.3. Право на подачу жалобы
Вы имеете право подать жалобу в компетентный надзорный орган. Во Франции это Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL): 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07; тел.: 01 53 73 22 22. Для получения дополнительной информации о ваших правах: cnil.fr.
5. Передаются ли ваши персональные данные за пределы ЕС?
Передача персональных данных за пределы Европейского союза не осуществляется. Ваши персональные данные обрабатываются преимущественно в пределах Европейского союза, в странах, в отношении которых Европейская комиссия приняла решение об адекватности по смыслу статьи 45 GDPR.
6. Как обеспечивается доступность настоящей политики?
В соответствии с рекомендациями CNIL и практическим руководством для профессионалов в области связей с государственными органами, опубликованным AFCL, APAP, A-CAP и SCRP, настоящая политика доступна на веб-сайте Компании и в подписи к электронным письмам её представителей. Любой субъект данных, с которым Компания вступала в контакт в рамках своей деятельности по связям с государственными органами, может запросить её копию в любое время, через нашу форму обратной связи.
7. Пправо вносить изменения
Компания оставляет за собой право вносить изменения в содержание настоящей информационной политики в области защиты персональных данных в соответствии с GDPR в любое время, в целях соответствия любым законодательным, нормативным или судебным изменениям. Актуальная версия настоящего уведомления всегда доступна на веб-сайте Компании.
8. Контакты
CL Corporate Affairs Consulting
1 avenue de l'Observatoire
75006 Париж, Франция
Форма обратной связи