1. Premessa, quadro normativo e definizioni
1.1. Premessa
CL CORPORATE AFFAIRS CONSULTING (di seguito «la Società» o «noi») è una società francese a socio unico, iscritta al repertorio SIRENE con il numero 902 992 189, con sede legale in 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Parigi, Francia, e un ufficio di rappresentanza a Bruxelles, Belgio, presso Avenue de Tervueren 103, B-1040 Bruxelles, tel.: +33 1 82 28 00 30 / +32 2 886 00 68.
Nell'ambito delle proprie attività di relazioni istituzionali e rappresentanza di interessi, la Società può raccogliere e trattare dati personali che La riguardano. Ciò avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (il «GDPR») e della legge francese n. 78-17 del 6 gennaio 1978 relativa all'informatica, ai file e alle libertà (detta «Loi Informatique et Libertés»).
1.2. Quadro normativo settoriale
La presente informativa è stata redatta conformemente alla Guida pratica GDPR per i professionisti degli affari pubblici, un quadro settoriale co-elaborato dalle quattro principali associazioni professionali francesi del settore degli affari pubblici e pubblicato in concertazione con la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), l'autorità indipendente francese per la protezione dei dati personali, incaricata di garantire che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto dei diritti e delle libertà delle persone.
Le associazioni professionali che hanno partecipato alla stesura della guida sono:
- AFCL — Association française des Conseils en Lobbying et affaires publiques (Associazione francese dei consulenti in lobbying e affari pubblici);
- APAP — Association des professionnels des affaires publiques (Associazione dei professionisti degli affari pubblici);
- A-CAP — Association des Avocats-Conseils en Affaires publiques (Associazione degli avvocati-consulenti in affari pubblici);
- SCRP — Syndicat du Conseil en relations publiques (Sindacato della consulenza in relazioni pubbliche).
La Francia è uno dei pochi Paesi europei in cui l'applicazione del GDPR al settore degli affari pubblici è stata oggetto di un processo strutturato di co-costruzione tra le associazioni professionali e l'autorità competente in materia di protezione dei dati. Questo lavoro collaborativo, condotto per oltre due anni di scambi con la CNIL, ha prodotto una guida settoriale completa che risponde alle esigenze specifiche dei professionisti degli affari pubblici in materia di trattamento dei dati — dalla mappatura degli stakeholder alla rappresentanza di interessi, passando per il mantenimento delle relazioni professionali e il rispetto degli obblighi di trasparenza.
CL Corporate Affairs Consulting aderisce a questi standard professionali. Integrità e trasparenza sono i valori fondamentali che guidano tutte le attività della Società, e la presente informativa sulla protezione dei dati ne è parte integrante. Per ulteriori informazioni sulle linee guida settoriali della CNIL, si prega di consultare la pagina dedicata della CNIL su affari pubblici e lobbying.
1.3. Definizioni
- «Destinatario»: qualsiasi persona fisica o giuridica, autorità pubblica, servizio o altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di un terzo.
- «Dati personali»: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo quale il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online oppure uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
- «Titolare del trattamento»: la persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento.
- «Responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica che tratta dati personali per conto del titolare.
- «Trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento, l'estrazione, l'uso, la comunicazione, il raffronto, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Per qualsiasi domanda, Vi preghiamo di contattarci ai recapiti indicati alla sezione 4.
2. Perché e come utilizziamo i Vostri dati?
I Vostri dati possono essere raccolti direttamente presso di Voi (nell'ambito dei nostri scambi e interazioni) o indirettamente presso terzi. Le fonti terze possono includere:
- Siti internet o pubblicazioni di istituzioni, organizzazioni o enti pubblici ai quali siete affiliati;
- Newsletter, pubblicazioni o altre fonti di informazione accessibili al pubblico (es.: Lettre A, Contexte, Politico, Euractiv, ecc.);
- Banche dati professionali (es.: lesbiographies.com, Acteurs publics, le Guide du Pouvoir) o elenchi pubblici (es.: il Who's Who della Commissione europea);
- Stampa, siti internet o reti sociali professionali (es.: LinkedIn), dove avete reso pubbliche informazioni che Vi riguardano;
- I nostri clienti.
In generale, trattiamo i Vostri dati personali ai fini della gestione e del monitoraggio delle nostre attività di relazioni istituzionali e rappresentanza di interessi. I dati sono trattati in particolare per le seguenti finalità:
2.1. Comprendere le posizioni, le aspettative e il perimetro di influenza degli stakeholder
Finalità: trattamenti effettuati nell'ambito delle nostre attività volte a comprendere le posizioni, le aspettative e il perimetro d'azione e/o d'influenza degli stakeholder (es.: mappatura e biografie, note di monitoraggio, report, anticipazione di procedure di comunicazione di crisi).
Base giuridica: interesse legittimo della Società nell'esercizio della propria attività.
Dati trattati: identità (titolo, cognome, nome), funzioni/mandati/incarichi, organismo di appartenenza, posizioni assunte, aree di interesse, aree di competenza, temi di predilezione, informazioni biografiche (formazione, titoli accademici, carriera professionale e politica, ecc.).
Processo decisionale automatizzato: No.
Periodo di conservazione: durata della missione/del progetto + 1 anno in base attiva, poi archiviazione per un massimo di 6 anni dalla fine della missione/del progetto a fini amministrativi e/o probatori.
2.2. Costruire e mantenere il dialogo tra le entità rappresentate e gli stakeholder
Finalità: attività volte a costruire e mantenere il dialogo tra le entità i cui interessi sono rappresentati e gli stakeholder pertinenti, e a sviluppare comunicazioni rilevanti (es.: piani di engagement, programmi di contatto, azioni di sensibilizzazione, note di briefing, organizzazione di riunioni, attività di rappresentanza di interessi e lobbying).
Base giuridica: interesse legittimo della Società.
Dati trattati: identità (titolo, cognome, nome), funzioni/mandati/incarichi, organismo di appartenenza, posizioni assunte, aree di interesse e competenza, recapiti (indirizzo postale, e-mail, numeri di telefono e fax), informazioni biografiche, monitoraggio degli scambi e delle interazioni.
Processo decisionale automatizzato: No.
Periodo di conservazione: durata della missione/del progetto + 1 anno in base attiva, poi archiviazione per un massimo di 6 anni dalla fine della missione/del progetto.
2.3. Mantenere le relazioni professionali e la competenza della Società
Finalità: attività volte a mantenere le relazioni professionali, monitorare i contatti e sostenere la competenza (es.: note di monitoraggio, invio di informazioni, notizie, inviti, organizzazione di riunioni o eventi, prospezione).
Base giuridica: interesse legittimo della Società.
Dati trattati: identità, funzioni, organismo di appartenenza, aree di interesse e competenza, recapiti, informazioni biografiche, monitoraggio degli scambi e delle partecipazioni a riunioni o eventi.
Processo decisionale automatizzato: No.
Periodo di conservazione: fino al termine dell'attività di competenza pertinente dell'interessato, poi archiviazione per 6 anni dall'ultimo contatto a fini amministrativi e/o probatori.
2.4. Rispettare gli obblighi legali e normativi applicabili ai professionisti degli affari pubblici
Finalità: adempimento degli obblighi incombenti ai professionisti degli affari pubblici, comprese le dichiarazioni alla Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique (HATVP) francese e gli obblighi di registrazione al Registro per la trasparenza dell'UE.
Base giuridica: obbligo legale e, se del caso, interesse legittimo (in particolare per la conservazione dei dati in vista di eventuali controlli della HATVP).
Dati trattati: identità (titolo, cognome, nome), funzioni/mandati/incarichi, organismo di appartenenza.
Informazione supplementare: la raccolta e la conservazione di tali dati sono imposte dalle disposizioni normative vigenti; il mancato adempimento può comportare sanzioni. Come indicato nella guida pratica AFCL/APAP/A-CAP/SCRP, il cliente è generalmente considerato titolare del trattamento quando il trattamento è affidato in subappalto; i ruoli devono essere precisati nei documenti contrattuali.
Processo decisionale automatizzato: No.
Periodo di conservazione: esercizio contabile in corso + 3 mesi in base attiva, poi archiviazione per 5 anni dalla chiusura dell'esercizio contabile successivo a quello in cui l'attività di rappresentanza di interessi è stata svolta.
2.4.1. Registro per la trasparenza dell'UE
Finalità: adempimento degli obblighi dichiarativi ai sensi del Registro per la trasparenza dell'UE (in applicazione dell'Accordo interistituzionale del 20 maggio 2021, GU C 229 del 17.06.2021).
Base giuridica: obbligo legale e interesse legittimo.
Dati trattati: identità (nome, cognome, funzione), organismo di appartenenza, oggetto degli scambi, data e natura dei contatti istituzionali dichiarati.
Periodo di conservazione: 5 anni dopo la dichiarazione, per consentire una verifica ex post. Tali dati possono essere resi pubblici tramite il Registro per la trasparenza dell'UE, sotto la responsabilità delle istituzioni europee.
2.5. Gestire le richieste di esercizio dei diritti
Finalità: trattamento delle richieste degli interessati per l'esercizio dei loro diritti (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione, portabilità) e gestione delle conseguenze.
Base giuridica: obbligo legale.
Dati trattati: identità (titolo, nome, cognome), recapiti, contenuto e natura della richiesta, scambi e risposta fornita e, se necessario (in caso di ragionevole dubbio sull'identità), copia di un documento d'identità.
Processo decisionale automatizzato: No.
Periodo di conservazione: fino alla risposta alla richiesta, poi un massimo di 6 anni in archivio a seconda del tipo di richiesta. Eventuali documenti d'identità raccolti sono cancellati immediatamente dopo la verifica dell'identità, o conservati in archivio per 6 anni in caso di rischio contenzioso identificato.
Ove pertinente, alcuni dati sensibili (opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale) possono essere trattati per le finalità di cui sopra, a condizione che ciò sia necessario e previo Vostro consenso espresso o qualora abbiate manifestamente reso pubbliche tali informazioni.
3. Chi sono i destinatari dei Vostri dati?
3.1. All'interno della Società
Solo le persone autorizzate all'interno della Società possono accedere ai Vostri dati personali, qualora tale accesso sia strettamente necessario per lo svolgimento delle loro funzioni.
3.2. Al di fuori della Società
In circostanze limitate e specifiche, i seguenti soggetti esterni possono ricevere o accedere ai Vostri dati personali:
- Servizi o enti preposti al controllo della Società (es.: revisori dei conti, organi di vigilanza, la HATVP);
- Consulenti legali, finanziari o contabili della Società e/o dei suoi clienti;
- Partner e/o clienti della Società, inclusi fornitori di servizi e fornitori tecnici il cui accesso ai dati personali è necessario e giustificato nel contesto delle nostre attività. Come evidenziato nella guida AFCL/APAP/A-CAP/SCRP, il ruolo di ciascuna parte (titolare o responsabile) deve essere chiaramente definito nei documenti contrattuali;
- Clienti e prospect della Società.
3.3. Comunicazione alle autorità pubbliche
La Società può essere tenuta a comunicare i Vostri dati personali in risposta a richieste legittime di autorità giudiziarie, di polizia o amministrative, sulla base delle disposizioni normative applicabili.
3.4. Accesso limitato
I destinatari ricevono esclusivamente i dati personali strettamente necessari alla finalità che giustifica tale comunicazione.
4. Quali sono i Vostri diritti e come esercitarli?
4.1. I Vostri diritti
Fatte salve le condizioni e i limiti previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, avete i seguenti diritti relativamente al trattamento dei Vostri dati personali da parte della Società:
- Diritto di accesso: ottenere la conferma che i Vostri dati personali sono oggetto di trattamento e, in tal caso, accedere a tali dati e alle informazioni correlate.
- Diritto di rettifica: chiedere la correzione di dati personali inesatti o incompleti.
- Diritto alla cancellazione: chiedere la cancellazione dei Vostri dati personali in determinate circostanze (es.: quando non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti, fatto salvo il rispetto degli obblighi legali e delle esigenze probatorie della Società).
- Diritto alla limitazione del trattamento: chiedere la limitazione del trattamento dei Vostri dati in determinati casi.
- Diritto alla portabilità: ricevere i Vostri dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, o ottenerne il trasferimento a un terzo, qualora il trattamento sia basato sul consenso o su un contratto ed effettuato con mezzi automatizzati.
- Diritto di revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento qualora il trattamento sia basato sul consenso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente.
- Diritto di definire istruzioni post-mortem: definire istruzioni relative alla conservazione, alla cancellazione e alla comunicazione dei Vostri dati personali dopo il decesso.
Beneficiate inoltre di un diritto di opposizione che Vi consente di opporVi al trattamento dei Vostri dati personali per motivi connessi alla Vostra situazione particolare. Per quanto riguarda le operazioni di prospezione, compresa la profilazione associata, disponete di un diritto di opposizione assoluto, esercitabile in qualsiasi momento e senza motivazione.
4.2. Come esercitare i Vostri diritti
Tali diritti possono essere esercitati tramite il nostro modulo di contatto o per posta a: CL Corporate Affairs Consulting, 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Parigi, Francia.
Le richieste saranno trattate nel più breve tempo possibile e in ogni caso entro un mese dal ricevimento. Tale termine può essere prorogato di due mesi in ragione della complessità e del numero delle richieste ricevute; in tal caso ne sarete informati.
In caso di ragionevole dubbio sull'identità del richiedente, potranno essere richieste informazioni supplementari e, se necessario, una copia di un documento d'identità. I termini di risposta sono sospesi in attesa della ricezione di tali elementi.
4.3. Diritto di reclamo
Avete il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. In Francia si tratta della Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL): 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Parigi cedex 07; tel.: 01 53 73 22 22. Per ulteriori informazioni sui Vostri diritti: cnil.fr.
5. I Vostri dati personali vengono trasferiti al di fuori dell'UE?
Non viene effettuato alcun trasferimento di dati personali al di fuori dell'Unione europea. I Vostri dati personali sono trattati preferibilmente all'interno dell'Unione europea, in Paesi che beneficiano di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell'articolo 45 del GDPR.
6. Come viene resa accessibile la presente informativa?
Conformemente alle raccomandazioni della CNIL e alla guida pratica per i professionisti degli affari pubblici pubblicata da AFCL, APAP, A-CAP e SCRP, la presente informativa è accessibile dal sito internet della Società e dalle firme e-mail dei suoi rappresentanti. Qualsiasi interessato contattato dalla Società nell'ambito delle proprie attività di affari pubblici può richiederne una copia in qualsiasi momento stramite il nostro modulo di contatto.
7. Diritto di modifica
La Società si riserva il diritto di modificare il contenuto della presente informativa sulla protezione dei dati personali ai sensi del GDPR in qualsiasi momento, al fine di conformarsi a qualsiasi evoluzione legislativa, regolamentare o giurisprudenziale. La versione più recente della presente informativa è sempre disponibile sul sito web della Società.
8. Contatti
CL Corporate Affairs Consulting
1 avenue de l'Observatoire
75006 Parigi, Francia
Modulo di contatto