Politique de Confidentialité relative au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679


1. Préambule et Définitions

1.1. Préambule
CL CORPORATE AFFAIRS CONSULTING (également désignée ci-après par « la Société » ou « nous » dans le cadre de la présente politique) est une société française unipersonnelle immatriculée au Répertoire des Entreprises et des Établissements sous le numéro 902 992 189, dont le siège social est situé au 1 avenue de l’Observatoire, 75006 Paris, avec un bureau de représentation à Bruxelles, Belgique, situé à l’adresse Avenue de Tervueren 103, B-1040 Bruxelles, tél. : +33 1 82 28 00 30 / +32 2 886 00 68, adresse e-mail : cl@cl.eu.com.

Dans le cadre de son activité, la Société est susceptible de collecter et de traiter des données à caractère personnel vous concernant.

À cet égard, la Société applique les principes définis par les dispositions légales et réglementaires qui lui sont applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (dit « RGPD ») ou à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi Informatique et Libertés ») et ses décrets d’application.

La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « politique de protection des données ») décrit les informations vous concernant que la Société, en qualité de responsable de traitement, est amenée à traiter et la manière dont elle les utilise.

Cette politique de protection des données précise également les droits dont vous disposez sur vos données à caractère personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Si vous avez des questions concernant cette politique, vous pouvez bien entendu nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous dans le paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

1.2. Définitions
Outre les termes définis ailleurs dans la présente Politique, les termes suivants, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel dans la présente Politique, ont la signification suivante :


2. Pourquoi et comment utilisons-nous vos données ?

De manière préliminaire, il est précisé que vos données peuvent être collectées par la Société directement auprès de vous (dans le cadre de vos échanges et/ou interactions avec nous), ou indirectement auprès de tiers.

Lorsque vos données sont collectées auprès de tiers, nous précisons que les sources peuvent être les suivantes :

De manière générale, nous traitons et utilisons vos données à caractère personnel aux fins de la gestion et du suivi de nos activités d’affaires publiques et de représentation d’intérêts.

2.1. Pour comprendre les positions, attentes et périmètre d’action et/ou d’influence des parties prenantes
Finalité du traitement : nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités visant à comprendre les positions, attentes et périmètre d’action et/ou d’influence des parties prenantes sur certains sujets (ex. : élaboration de cartographies et/ou biographies de parties prenantes, notes de veille, comptes rendus et reporting, anticipation de procédures de communication de crise, etc.).

Base légale du traitement : le traitement de vos données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons dans le cadre de notre activité.

Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), fonctions / mandats / postes, organisation affiliée, positions prises, centres d’intérêt, domaines d’expertise, sujets traités ou privilégiés, informations relatives à votre biographie (ex. : informations relatives à votre formation (études, diplômes, etc.), votre expérience et votre parcours professionnel / politique, etc.).

Existence d’une prise de décision automatisée : Non

Durée de conservation des données : nous conservons les données à caractère personnel en base active pendant la durée nécessaire à la réalisation de notre mission/projet majorée d’un an puis, à l’issue de la durée de conservation en base active, nous les conservons sous forme archivée jusqu’à l’expiration d’un délai de 6 ans à compter de la fin de la mission/projet à des fins administratives et/ou de preuve, sous réserve d’autres durées de conservation susceptibles de s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et selon les modalités exposées dans le présent paragraphe 2.

2.2. Pour construire et maintenir un dialogue entre les entités dont les intérêts sont représentés et les parties prenantes pertinentes
Finalité du traitement : nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités visant à construire et maintenir un dialogue entre les entités dont les intérêts sont représentés et les parties prenantes pertinentes, et élaborer une communication et des messages pertinents / susceptibles de répondre aux attentes desdites parties prenantes (ex. : élaboration de plans d’engagement et programmes de contacts, prise de contacts pour communiquer une information ou solliciter un rendez-vous, production de biographies, notes de veille et notes de briefings, organisation, gestion et suivi d’entretiens / rendez-vous, comptes rendus et reporting, et plus généralement actions de communication, actions de représentation d’intérêts, opérations de lobbying, etc.).

Base légale du traitement : le traitement de vos données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons dans le cadre de notre activité.

Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), fonctions / mandats / postes, organisation affiliée, positions prises, centres d’intérêt, domaines d’expertise, sujets traités ou privilégiés, coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone, numéros de fax, etc.), informations relatives à votre biographie (ex. : informations relatives à votre formation (études, diplômes, etc.), votre expérience et votre parcours professionnel / politique, etc.), suivi de nos échanges et interactions.

Existence d’une prise de décision automatisée : Non

Durée de conservation des données : nous conservons les données à caractère personnel en base active pendant la durée nécessaire à la réalisation de notre mission/projet majorée d’un an puis, à l’issue de la durée de conservation en base active, nous les conservons sous forme archivée jusqu’à l’expiration d’un délai de 6 ans à compter de la fin de la mission/projet à des fins administratives et/ou de preuve, sous réserve d’autres durées de conservation susceptibles de s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et selon les modalités exposées dans le présent paragraphe 2.

2.3. Pour entretenir nos relations professionnelles, suivre nos contacts et maintenir notre expertise et expérience
Finalité du traitement : nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités visant à entretenir nos relations professionnelles, suivre nos contacts et maintenir notre expertise et expérience (ex. : rédaction de notes de veille, envoi de messages, d’actualités, d’informations, de documents, d’invitations, organisation de réunions ou d’événements, comptes rendus et reporting, et plus généralement actions de communication, de sollicitation, de prospection, etc.).

Base légale du traitement : le traitement de vos données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons dans le cadre de notre activité.

Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), fonctions / mandats / postes, organisation affiliée, positions prises, centres d’intérêt, domaines d’expertise, sujets traités ou privilégiés, coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone, numéros de fax, etc.), informations relatives à votre biographie (ex. : informations relatives à votre formation (études, diplômes, etc.), votre expérience et votre parcours professionnel / politique, etc.), suivi de nos échanges et interactions, suivi de votre participation à des réunions ou événements et données nécessaires à l’organisation de ces réunions ou événements.

Existence d’une prise de décision automatisée : Non

Durée de conservation des données : nous conservons les données à caractère personnel en base active jusqu’à la fin de l’activité d’expertise de la personne concernée sur des sujets d’intérêt pour la Société en tant que professionnelle des affaires publiques, ou jusqu’à la fin de la pertinence dans le monde « institutionnel » de la personne concernée ou du sujet qu’elle traite, puis, à l’issue de la durée de conservation en base active, nous les conservons sous forme archivée pendant 6 ans à compter du dernier contact à des fins administratives et/ou de preuve, sous réserve d’autres durées de conservation susceptibles de s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et selon les modalités exposées dans le présent paragraphe 2.

2.4. Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires qui nous incombent relatives aux métiers des affaires publiques
Finalité du traitement : afin de nous conformer aux obligations légales ou réglementaires qui incombent aux professionnels des affaires publiques (voir par exemple les obligations de déclaration auprès de la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique ou HATVP, ou bien le Registre de Transparence de l’Union Européenne), nous traitons vos données à caractère personnel pour la poursuite de cette finalité.

Base légale du traitement : le traitement de vos données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire pour nous conformer aux obligations légales ou réglementaires qui nous incombent. Par ailleurs, il est précisé que s’agissant des données traitées aux fins de réalisation des déclarations qui nous incombent auprès de la HATVP, nous les conservons une fois les déclarations effectuées, sur le fondement de notre intérêt légitime à veiller à ce que nous puissions répondre aux demandes de la HATVP susceptibles de nous être adressées dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs de contrôle.

Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), fonctions / mandats / postes, organisation parente

Informations complémentaires sur le traitement : le traitement des données susmentionnées pour cette finalité est imposé par les dispositions légales ou réglementaires applicables qui incombent aux professionnels des affaires publiques et par la HATVP (le défaut de collecte et de conservation de telles données pourrait entraîner des sanctions) ;

Existence d’une prise de décision automatisée : Non

Durée de conservation des données : nous conservons les données à caractère personnel en base active pendant l’exercice comptable en cours majoré de trois mois puis sous forme archivée pendant 5 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable suivant celui au cours duquel l’activité de représentation d’intérêts a été exercée à des fins administratives et/ou de preuve, sous réserve d’autres durées de conservation susceptibles de s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et selon les modalités exposées dans le présent paragraphe 2.

2.4.1 Pour satisfaire aux obligations liées au Registre de transparence de l’Union européenne

2.5. Pour la gestion des demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées
Finalité du traitement : afin de permettre à la Société de se conformer à ses diverses obligations légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel (ex. : réponses aux demandes des personnes concernées tendant à l’exercice de leurs droits, prise en compte des conséquences en résultant, notamment gestion des demandes d’opposition ou d’effacement, etc.), la Société peut être amenée à traiter des données à caractère personnel vous concernant en lien avec cette finalité.

Base légale du traitement : un tel traitement est en principe nécessaire pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires susmentionnées qui nous incombent.

Données traitées : identité (civilité, prénom, nom), coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc. selon les informations fournies par le demandeur), contenu de la demande, échanges et réponse, informations complémentaires ou copie d’un document d’identité mais uniquement lorsque la situation l’exige (voir en cas de doutes raisonnables sur l’identité du demandeur), et éventuellement toutes les données susceptibles d’être traitées pour les autres finalités visées dans le présent paragraphe 2 (par exemple pour répondre à une demande d’exercice de votre droit d’accès).

Existence d’une prise de décision automatisée : Non

Durée de conservation des données : nous conservons les données à caractère personnel en base active jusqu’à la réponse à la demande* puis nous les conservons sous forme archivée pendant un maximum de 6 ans à compter de la réponse à votre demande (selon le type de demande), étant précisé, toutefois, que lorsqu’une copie d’un document d’identité est collectée dans ce cadre, elle est :

*Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection, votre identité et/ou vos coordonnées peuvent être conservées en base active pendant 3 ans pour prendre en compte votre demande (voir tenue d’une liste d’opposition).

Par ailleurs, dans le cadre de certains de ces traitements, des données à caractère personnel dites « sensibles » ou « particulières » (voir données concernant les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l’appartenance syndicale des personnes concernées par exemple) vous concernant peuvent être traitées pour les finalités susmentionnées, sous réserve de la nécessité du traitement de ces données au regard de la finalité poursuivie, et sous réserve (i) de ce que votre consentement exprès à cette fin ait été préalablement recueilli, ou (ii) de ce que ces informations aient clairement été rendues publiques par vos soins.

À noter : s’agissant de toutes les durées de conservation en base active mentionnées ci-dessus dans le paragraphe 2, vous êtes informé qu’il s’agit des durées appliquées « par défaut », sauf si vous exercez votre droit à l’effacement, votre droit d’opposition ou de retrait de votre consentement, dans les situations et selon les modalités visées au paragraphe 4 ci-dessous. En effet, dans cette dernière hypothèse, suite à l’exercice de tels droits, vos données ne seront conservées que sous forme archivée pour la durée visée au paragraphe 2.5.


3. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

3.1. En principe
Seules les personnes habilitées au sein de la Société sont susceptibles d’accéder à vos données à caractère personnel lorsque cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et/ou missions.

3.2. Personnes extérieures à la Société
Dans des circonstances limitées et spécifiques, des personnes extérieures à la Société peuvent également recevoir communication de vos données à caractère personnel ou y avoir accès, à savoir :

Cette catégorie de destinataires peut inclure, par exemple, tout éditeur d’applications, programmes ou outils informatiques qui seraient utilisés dans le cadre de nos activités et/ou de celles de nos clients], ou tout prestataire informatique ou de maintenance d’applications, programmes et/ou outils utilisés par la Société et/ou par ses clients et dans lesquels vos données à caractère personnel pourraient être traitées ;

3.3. Communication aux autorités publiques
La Société peut également être amenée à communiquer vos données à caractère personnel en cas de demandes légitimes émanant d’autorités publiques ou habilitées, sur le fondement des dispositions légales ou réglementaires qui lui sont applicables. Vos données à caractère personnel peuvent donc être communiquées à toute autorité habilitée à en connaître, notamment en cas de réquisition émanant d’autorités judiciaires, policières ou administratives.

3.4. Accès limité
Il est précisé que les destinataires mentionnés ci-dessus ne sont pas nécessairement destinataires de l’intégralité de vos données à caractère personnel, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.


4. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

4.1. Vos droits
Vous bénéficiez, selon les termes et conditions et dans les limites définies par les dispositions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel, des droits suivants s’agissant des traitements de données à caractère personnel vous concernant mis en œuvre par la Société :

Par ailleurs, vous bénéficiez, dans certains cas et sous certaines conditions prévues par les dispositions applicables, d’un droit d’opposition qui vous permet de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs tenant à votre situation particulière, étant précisé que s’agissant des opérations de prospection, y compris les opérations de profilage qui seraient liées à une telle prospection, vous disposez d’un droit d’opposition absolu, pouvant être exercé à tout moment, sans avoir à motiver ni justifier votre demande.

4.2. Comment exercer vos droits ?
Ces droits peuvent être exercés auprès de la Société par e-mail à l’adresse e-mail suivante : cl@cl.eu.com ou (ii) par courrier postal à l’adresse suivante : 1 avenue de l’Observatoire, 75006 Paris.

Si une telle demande est reçue, il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Le cas échéant, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues, auquel cas le demandeur en sera informé.

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne concernée par une telle demande tendant à l’exercice des droits susmentionnés, il pourra être demandé à celle-ci de fournir des informations complémentaires nécessaires pour confirmer son identité et pourra lui être demandé à cette fin, lorsque la situation l’exige, une photocopie d’un document d’identité comportant sa signature. Dans un tel cas, les délais susmentionnés pour répondre seront suspendus dans l’attente de la réception des informations complémentaires nécessaires pour identifier la personne concernée.

La demande peut être présentée par la personne concernée ou par une personne spécialement mandatée à cet effet par la personne concernée, à condition que cette personne mandatée justifie de son identité et de celle du mandant, de son mandat, ainsi que de sa durée et de son objet précis. Le mandat doit également préciser si le mandataire peut être destinataire de la réponse.

4.3. Droit d’introduire une réclamation
En tout état de cause, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dite « CNIL » : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas effectué conformément aux dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des données à caractère personnel.

Pour comprendre vos droits, vous pouvez également vous référer aux explications fournies par la CNIL ici : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.


5. Vos données à caractère personnel font-elles l’objet de transferts en dehors de l’Union européenne ?

Aucun transfert de données n’est effectué en dehors de l’Union européenne.

5.1. Données traitées dans l’Union européenne
Vos données à caractère personnel sont traitées de manière préférentielle dans l’Union européenne et dans les pays suivants bénéficiant d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne au sens de l’article 45 du RGPD44 : aucun

5.2. Données transférées en dehors de l’Union européenne
Toutefois, dans le cadre des finalités susmentionnées, certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transférées à des entités tierces établies dans des pays en dehors de l’Union européenne (ex. : sous-traitants intervenant dans les traitements susmentionnés, etc.).

Il s’agit des pays suivants : aucun

Dernière mise à jour

19/03/2025


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