Политика защиты персональных данных

в соответствии с Общим регламентом по защите данных (ЕС) 2016/679

1. Введение и определения

1.1. Введение

CL CORPORATE AFFAIRS CONSULTING (далее — «Компания» или «мы») — это французская компания с одним акционером, зарегистрированная в реестре предприятий Франции под номером 902 992 189, с юридическим адресом по адресу: 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Париж, Франция, и представительством в Брюсселе, Бельгия, по адресу: Avenue de Tervueren 103, B-1040 Брюссель, тел.: +33 1 82 28 00 30 / +32 2 886 00 68, электронная почта: cl@cl.eu.com.

В рамках своей деятельности Компания может собирать и обрабатывать персональные данные, относящиеся к вам.

В этой связи Компания применяет принципы, определённые действующими правовыми и нормативными положениями о защите персональных данных, в частности Регламентом (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в связи с обработкой персональных данных (также известный как «GDPR») и Законом Франции № 78-17 от 6 января 1978 года «Об информатике, файлах и свободах» и его подзаконными актами.

Настоящая политика защиты персональных данных (далее — «политика защиты данных») описывает, какие именно данные о вас Компания, как контролер данных, обрабатывает, и как она их использует.

Также в документе разъясняются ваши права в отношении этих данных в соответствии с действующим законодательством.

Если у вас возникнут вопросы относительно этой политики, вы можете связаться с нами, используя контактные данные, указанные в разделе «Какие у вас есть права и как вы можете их реализовать?».

1.2. Определения

В дополнение к терминам, определённым в других частях настоящей Политики, следующие термины, используемые в единственном или множественном числе, имеют следующие значения:

«получатель»: физическое или юридическое лицо, государственный орган, служба или любой другой орган, получающий доступ к персональным данным, независимо от того, является ли он третьей стороной.
«персональные данные»: любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (см. «субъект данных»); идентифицируемое физическое лицо — это лицо, которое может быть идентифицировано прямо или косвенно, в частности, посредством указания на имя, идентификационный номер, данные о местоположении, онлайн-идентификатор или на один либо несколько признаков, характерных для физической, физиологической, генетической, психологической, экономической, культурной или социальной идентичности этого лица.
«контролер данных»: физическое или юридическое лицо, государственный орган, агентство или иной орган, определяющий цели и средства обработки персональных данных.
«обработчик»: физическое или юридическое лицо, государственный орган, агентство или иной орган, обрабатывающий персональные данные от имени контролера.
«обработка»: любая операция или совокупность операций, выполняемых с персональными данными или их наборами, как с использованием автоматических средств, так и без, такие как сбор, запись, организация, структурирование, хранение, изменение, извлечение, консультация, использование, раскрытие посредством передачи, распространение или предоставление другим способом, сопоставление, ограничение, удаление или уничтожение.

2. Почему и как мы используем ваши данные?

2.1. Понимание позиций, ожиданий и сферы влияния заинтересованных сторон

Цель обработки: мы можем обрабатывать ваши персональные данные в рамках деятельности по анализу позиций, ожиданий и степени влияния заинтересованных сторон по определённым вопросам (например, создание карт заинтересованных сторон и/или биографий, подготовка аналитических заметок, докладов, прогнозирование кризисной коммуникации и т. д.).

2.2. Установление и поддержание диалога между представляемыми субъектами и заинтересованными сторонами

Цель обработки: мы можем обрабатывать ваши персональные данные в рамках нашей деятельности по установлению и поддержанию диалога между представляемыми субъектами и соответствующими заинтересованными сторонами, а также для разработки релевантных коммуникаций и сообщений, соответствующих их ожиданиям (например: планы взаимодействия, программы контактов, запросы на встречи, составление биографий, подготовка аналитических и информационных записок, организация и сопровождение встреч, докладов, мероприятий, и в целом действия по представительству интересов и лоббизму).

Правовое основание обработки: обработка необходима для достижения законных интересов Компании в рамках её деятельности.

Обрабатываемые данные: имя, фамилия, должность/мандат, организация, выраженные позиции, интересы, область компетенции, тематика, контактные данные (адрес, электронная почта, телефон, факс и пр.), биографические сведения (образование, профессиональный и политический опыт), а также история взаимодействий с нами.

Автоматическое принятие решений: Нет.

Срок хранения: данные хранятся в активной базе данных на протяжении выполнения миссии/проекта плюс один год, затем архивируются на срок до 6 лет с конца проекта в административных и/или юридических целях.

2.3. Поддержание профессиональных отношений, управление контактами и сохранение компетенций

Цель обработки: поддержание профессиональных отношений, ведение базы контактов и поддержание экспертного уровня (например: отправка новостей, приглашений, материалов, проведение встреч и мероприятий, подготовка отчётов, коммуникационная и рекламная деятельность и т.п.).

Правовое основание обработки: законные интересы Компании.

Обрабатываемые данные: как в предыдущем пункте, включая участие в мероприятиях, необходимые данные для организации встреч.

Автоматическое принятие решений: Нет.

Срок хранения: до тех пор, пока субъект остаётся актуальным в рамках нашей деятельности или институционального контекста, затем архив — 6 лет с момента последнего контакта.

2.4. Соблюдение юридических и нормативных обязательств, касающихся профессий в сфере public affairs

Цель обработки: соблюдение обязательств, установленных законами и регламентами (например: отчётность перед HATVP — Французская Высшая инстанция по прозрачности общественной жизни, или перед Реестром прозрачности ЕС).

Правовое основание обработки: юридическое обязательство, а также законный интерес Компании в случае последующего запроса со стороны регуляторов.

Обрабатываемые данные: имя, фамилия, должность, организация.

Автоматическое принятие решений: Нет.

Срок хранения: в активной базе — до конца отчётного года плюс 3 месяца, затем — архив на 5 лет.

2.4.1. Соблюдение обязательств по Реестру прозрачности ЕС

Цель обработки: выполнение обязательств по декларированию контактов в рамках взаимодействия с институтами ЕС.

Правовое основание: юридическое обязательство (Соглашение от 20 мая 2021 года о Реестре прозрачности) и законный интерес.

Обрабатываемые данные: имя, фамилия, должность, организация, тематика обсуждений, дата и тип контакта.

Срок хранения: на весь срок выполнения обязательств, затем архив — 5 лет.

Разглашение: данные могут быть опубликованы в Реестре прозрачности ЕС.

2.5. Управление запросами субъектов данных

Цель обработки: обработка запросов на реализацию прав субъектов данных (например: доступ, исправление, удаление и т.п.).

Правовое основание: выполнение юридических обязательств.

Обрабатываемые данные: имя, контактные данные, содержание запроса, история переписки, возможно копия удостоверения личности (если необходимо), а также все прочие данные, на которые распространяется запрос.

Автоматическое принятие решений: Нет.

Срок хранения: активная база — до выполнения запроса, затем архив — максимум 6 лет. Копия удостоверения уничтожается сразу после проверки, за исключением случаев, требующих хранения в течение 6 лет по юридическим причинам.

Если вы подали возражение против маркетинга, ваши данные могут храниться в списке отказов в течение 3 лет.

3. Кто получает ваши персональные данные?

3.1. Внутри Компании

Только уполномоченные сотрудники Компании имеют доступ к вашим персональным данным, и исключительно в пределах, необходимых для выполнения их служебных обязанностей.

3.2. Сторонние лица

В определённых и ограниченных случаях доступ к вашим данным могут получить внешние лица, включая:

службы и органы, осуществляющие аудит или надзор за деятельностью Компании (аудиторы, внутренний/внешний контроль, HATVP и т.д.);
консультанты Компании и/или её клиентов (юридические, финансовые, бухгалтерские и прочие);
партнёры или клиенты Компании, в том числе поставщики услуг, задействованные в деятельности, требующей обработки персональных данных (включая ИТ-компании и техподдержку);
заказчики и потенциальные клиенты Компании.

3.3. Государственные органы

Компания может быть обязана предоставить ваши данные по требованию уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством (например, по запросу суда, полиции, административных органов).

3.4. Ограниченный доступ

Вышеуказанные получатели получают только те данные, которые необходимы для выполнения конкретной задачи, и не имеют доступа ко всем вашим персональным данным.

4. Какие у вас есть права и как вы можете их реализовать?

4.1. Ваши права

Вы обладаете следующими правами в отношении обработки ваших персональных данных:

Право на доступ к данным и информации об их обработке.
Право на исправление неточных или неполных данных.
Право на удаление данных (в пределах, предусмотренных законом).
Право на ограничение обработки (временное блокирование обработки).
Право на переносимость данных (в машиночитаемом формате, если применимо).
Право на отзыв согласия, без ущерба для законности предыдущей обработки.
Право указать инструкции на случай смерти, касающиеся хранения, удаления или передачи данных.

Также вы имеете право возразить против обработки данных по причинам, связанным с вашей конкретной ситуацией. Для маркетинговых целей у вас есть абсолютное право возражения, без необходимости обоснования.

4.2. Как реализовать права

Вы можете обратиться:

по электронной почте: cl@cl.eu.com
по почте: 1 avenue de l'Observatoire, 75006 Париж, Франция

Компания обязуется ответить в течение одного месяца, с возможным продлением до двух месяцев при необходимости. В случае сомнений в вашей личности вас могут попросить предоставить удостоверение личности. Также разрешается подача запроса через представителя с письменной доверенностью.

4.3. Жалобы

Вы вправе подать жалобу в надзорный орган по защите данных. Во Франции это CNIL (Комиссия по защите данных):
www.cnil.fr

5. Передаются ли ваши персональные данные за пределы ЕС?

5.1. Обработка в пределах ЕС

Ваши данные преимущественно обрабатываются внутри Европейского Союза. На момент публикации документа ни одна страна с признанным уровнем защиты (по статье 45 GDPR) не задействована.

5.2. Передача за пределы ЕС

В рамках определённых целей данные могут передаваться поставщикам услуг за пределами ЕС, но в настоящее время такие страны не задействованы.